Как работает Мэдо
Многие современные организации в настоящее время используют электронный документооборот в своей деятельности. Этот инструмент позволяет существенно ускорить и упростить процесс обмена документами между участниками, снизить нагрузку на секретариат и уменьшить количество ошибок, возникающих при ручной обработке бумажных документов.
В настоящее время одним из наиболее эффективных инструментов электронного документооборота является МЭДО — Межведомственная электронная документооборотная система. Рассмотрим принцип функционирования МЭДО, процесс электронного документооборота, способы отправки документов по МЭДО, условия подключения к системе и необходимые для этого требования.
- Принцип функционирования МЭДО
- Процесс электронного документооборота по МЭДО
- Способы отправки документов по МЭДО
- Условия подключения к МЭДО
- Необходимые требования для подключения к МЭДО
- Перспективы использования МЭДО
- Выводы
Принцип функционирования МЭДО
Принцип функционирования МЭДО заключается в интеграции существующих систем электронного документооборота различных организаций через программно-аппаратный шлюз. После этого участникам становится доступной возможность передачи документов друг другу через систему МЭДО по защищенным каналам связи, которые обеспечивают безопасность информации и защищены Федеральной службой охраны.
Процесс электронного документооборота по МЭДО
Электронный документооборот по МЭДО происходит через систему оператора ЭДО, включенного в сеть доверия ФНС РФ. Одна организация отправляет другой файл документа, и адресат получает его через несколько секунд на своем ПК. Процесс очень похож на принципы работы электронной почты.
Способы отправки документов по МЭДО
Отправка документов на МЭДО может осуществляться из существующей СЭД организации. Для этого необходимо перейти в раздел «Документы/Исходящие/Проекты (МЭДО)», открыть в режиме чтения проект исходящего документа с МЭДО-адресатом, нажать на кнопку «Отправить/На подпись» и выбрать основной файл формата в открывшемся диалоговом окне. Если в содержание вложено несколько файлов, появится дополнительный диалог.
Условия подключения к МЭДО
Общими участниками МЭДО являются Администрация Президента РФ, Аппарат Правительства РФ, федеральные органы исполнительной власти РФ, органы исполнительной власти субъектов РФ, а также государственные и государственные организации, включая вузы. Чтобы стать участником МЭДО, необходимо:
- Формально быть включенным в список участников МЭДО.
- Обеспечить наличие технико-технологической инфраструктуры для подключения используемой СЭД к МЭДО.
- Обеспечить сопряжение используемой СЭД с МЭДО в части реализации единого формата обмена электронными сообщениями.
Необходимые требования для подключения к МЭДО
Для подключения существующей СЭД к МЭДО необходимо выполнить ряд требований:
- Обеспечить наличие сертификата удостоверяющего центра, который выдается специализированными организациями и подтверждает личность участника электронного документооборота.
- Организовать подключение СЭД к системе оператора ЭДО с использованием технических средств непосредственной поддержки протоколов связи и авторизации участников.
- Обеспечить настройку СЭД для работы с МЭДО в соответствии с требованиями системы.
Перспективы использования МЭДО
В настоящее время использование МЭДО объединяет ряд организаций и учреждений, упрощая процедуры обмена документации и уменьшая риски различных ошибок, связанных с ручной обработкой бумажных документов. Также МЭДО уменьшает временные затраты на согласование и утверждение различной документации, позволяет сократить количество бумажныхносителей, используемых в учреждениях, а также сократить расходы на их хранение и перемещение.
Выводы
Использование МЭДО позволяет существенно упростить и ускорить процедуры электронного документооборота и снизить количество ошибок, связанных с ручной обработкой бумажных документов. Для подключения СЭД к системе МЭДО необходимо выполнить ряд требований, включая наличие сертификата удостоверяющего центра и настройку СЭД для работы с системой. Использование МЭДО имеет перспективы для учреждений и организаций, которые стремятся уменьшить временные и финансовые затраты на процедуры электронного документооборота и повысить уровень их безопасности.
